[转帖]Office使用技巧
发表日期：2008/11/10 9:02:18 出处：本站 作者：无 有638位读者读过
[转帖]Office使用技巧
“自制”快捷按钮
在EXCEL中，有时需把已合并的单元格取消合并。如果通过“格式-单元格-对齐”操作，费时费力。我们可以通过如下操作在工具栏建立快捷按钮，以备随时调用：
右击工具栏任一处，选择“自定义(C)…”；
选择“命令”标签，类别“格式”；
在命令中选择“取消合并”按钮，将其拖到工具栏合适位置；
关闭“自定义”窗口就可以使用了。
其他一些快捷键也可如上操作完成，如“增大/减小字号”、“冻结拆分窗口”等。
以上方法，WORD同样适用。
专家点评：
在Excel 2003中，格式工具栏中的“合并及居中”按钮已经变成了一个切换按钮，可以在合并居中和取消合并之间切换。但此技巧所提供的方法，是所有的Office程序中自定义工具栏按钮或菜单项的标准方式。
通过邮件传递，直接用自己的打印机打印他人需要打印的文件
方法如下：
打开OUTLOOK的“工具”－“规则向导”－“新建”－“由空白规则开始”－“邮件到达时检查”－“下一步”；
选中“作动作标记”，点击此下划线，将“任何”二字删掉，此时便可输入您想添加的任何检测标记了。
将“输入要检测的标志”设为“请打印”，按“确定”－“下一步 ”；
在“如何处理该邮件”中选“打印”－“完成”。
这样，只要对方把需要打印的文件通过电子邮件发到您的机器上，您的打印机就可以无需您的操作，直接打印发来的文件了。
专家点评：
利用邮件规则实现文件的打印，对很多机构来说可能并没有太大的实际意义。但本技巧将二者结合的方法很有新意。也许可以启发您利用邮件规则满足更多的实际需求。
快速改变Word文档的行距
选中你需要设置行距的文本段落，按“Ctrl+ 1”的组合键，即可将段落设置成单倍行距；按“Ctrl+ 2”的组合键，即可将段落设置成双倍行距；按“Ctrl+5”的组合键，即可将段落设置成1.5倍行距。
专家点评：
虽然简单，未必人人知道；虽然知道，未必在需要的时候能想得起来。好技巧未必很高深。
将Outlook最小化到系统托盘
“HKEY_CURRENT_USER/Software/Microsoft/Office/10.0/Outlook/Preferences”，然后右击空白区域，新建一个DWORD值“MinToTray”，并设键值为1，做完这些步骤，你就可以最小化Outlook2002到系统托盘中了。
专家点评：
很有意思的技巧。不过各位在实验前请注意，确信自己已了解误改注册表所带来的严重后果，并确保已对现有的注册表进行了备份。
去除页眉的横线
在页眉插入信息的时候经常会在下面出现一条横线，如果不想在页眉留下任何信息也无法自动去除此横线。这时可以采用下述的方法去掉：
确认插入点位于页眉
选取"格式"选项，选取"边框和底纹"，边框设置选项选择"无"，"应用于"选择"段落"，确定即可。
专家点评：
不知道是不是有人遇到过这种情况，万般无奈，只好把全部内容复制到另外一个空白文档中？千万不要错过这个技巧
MS Powerpoint的窗口播放模式
在实际使用Microsoft Powerpoint的演示文稿的过程中，往往需要与其他程序窗口
的数据配合使用以增强演示的效果，而默认的鼠标操作：点击Powerpoint的“幻灯片放 映”菜单中的“观看幻灯片”将启动默认的全屏放映模式，而在这种模式下，则必须使用Alt＋Tab组合键或Alt＋Esc键与其他窗口切换。然而，我们可以这样操作：在需要播放幻灯片时：按住Alt键不放，依次按下“D”，“V”键而激活播放操作，这时启动的 幻灯片放映模式是一个带标题栏和菜单栏的形式，这样就可以将此时的幻灯片播放模式 像一个普通窗口一样操作，例如最小化和自定义大小。
在Excel中,实现在一个区域内的快速输入而不用使用鼠标来进行单元格之间的切换
在Excel中,可以用以下方法实现在一个区域内的快速输入而不用使用鼠标来进行单元格之间的切换。方法如下：用鼠标圈定一定区域后，按Tab键可使目标单元格向后移，按Shift+Tab可向前移。这样就可以有键盘上连续输入一组数据而不需用鼠标，从而提高输入速度。
专家点评：
事实上，采用此方法最大的好处是，在一行的最后一个单元格，继续按Tab，则可以转到下一行开始的单元格；在选定区域最后一行的最后一个单元格继续按Tab则会回到选定区域第一行第一个单元格。同样用Enter可以按列输入数据。
Word小技巧：快速找到上次修改的位置
相信与我一样曾经处理过长文档的人都会有这种经历：一篇十几页或者上百页的文章进行编辑或较对时总要经过很多次修改，可是每次打开Word文档，想要从上次修改结束的位置接着修改时，总要找很久。终天有一天我找到一个快捷的方式，那就是“Shift+F5”快捷键，即在刚打开上次修改过的文档时，按下“Shift键”的同时，按下“F5”键，输入光标会迅速跳到上次结束修改工作的位置，你很快就可以开始继续你的修改工作，实在是方便极了。
专家点评：
Microsoft Word 可以记录键入或编辑文字的最后三个位置。在保存了文档之后，仍可用此功能回到以前进行编辑的位置。
汉语拼音中的韵母输入方案：运用功能：word2000/xp中的自动更正功能
设置过程：
先新建文档，并输入（在插入-符号）所有带音标的汉语拼音韵母（此工作作为以后的复制粘贴之用）。
单击工具菜单，选择“自动更正”
去掉“英文句首字母大写”的钩。
先在替换栏中输入“`a1”,再在“替换为”栏中填入ā（复制粘贴），单击添加。这样就完成了替换过程。
依此类推，直至全部替换完，点击确定退出。
以后要输入的时候就可以直接输入“`a1”然后按空格键即可。
注：a1前的符号可以是任意的。
专家点评：
因Word中已包含了自动汉字拼音标注功能，故此技巧本身的实际意义已不大。但这是一个很好的启发。妙用“自动更正”，可以方便地输入工作中常用的词语、符号或图表。比如，标注英文单词的音标;让“myaddr”=我的地址、让“logo”=公司商标…；
暂停幻灯片演示的小窍门
在播放幻灯片时，如果中场休息，或者插入其他话题，可以把幻灯片切换成黑屏或者
白屏而不推出播映，以便随时继续播映。
具体方法是按下w变成白屏，b变成黑屏。要继续播映只要按下空格键即可。
在EXCEL中，有时需把已合并的单元格取消合并。如果通过“格式-单元格-对齐”操作，费时费力。我们可以通过如下操作在工具栏建立快捷按钮，以备随时调用：
右击工具栏任一处，选择“自定义(C)…”；
选择“命令”标签，类别“格式”；
在命令中选择“取消合并”按钮，将其拖到工具栏合适位置；
关闭“自定义”窗口就可以使用了。
其他一些快捷键也可如上操作完成，如“增大/减小字号”、“冻结拆分窗口”等。
以上方法，WORD同样适用。
专家点评：
在Excel 2003中，格式工具栏中的“合并及居中”按钮已经变成了一个切换按钮，可以在合并居中和取消合并之间切换。但此技巧所提供的方法，是所有的Office程序中自定义工具栏按钮或菜单项的标准方式。
通过邮件传递，直接用自己的打印机打印他人需要打印的文件
方法如下：
打开OUTLOOK的“工具”－“规则向导”－“新建”－“由空白规则开始”－“邮件到达时检查”－“下一步”；
选中“作动作标记”，点击此下划线，将“任何”二字删掉，此时便可输入您想添加的任何检测标记了。
将“输入要检测的标志”设为“请打印”，按“确定”－“下一步 ”；
在“如何处理该邮件”中选“打印”－“完成”。
这样，只要对方把需要打印的文件通过电子邮件发到您的机器上，您的打印机就可以无需您的操作，直接打印发来的文件了。
专家点评：
利用邮件规则实现文件的打印，对很多机构来说可能并没有太大的实际意义。但本技巧将二者结合的方法很有新意。也许可以启发您利用邮件规则满足更多的实际需求。
快速改变Word文档的行距
选中你需要设置行距的文本段落，按“Ctrl+ 1”的组合键，即可将段落设置成单倍行距；按“Ctrl+ 2”的组合键，即可将段落设置成双倍行距；按“Ctrl+5”的组合键，即可将段落设置成1.5倍行距。
专家点评：
虽然简单，未必人人知道；虽然知道，未必在需要的时候能想得起来。好技巧未必很高深。
将Outlook最小化到系统托盘
“HKEY_CURRENT_USER/Software/Microsoft/Office/10.0/Outlook/Preferences”，然后右击空白区域，新建一个DWORD值“MinToTray”，并设键值为1，做完这些步骤，你就可以最小化Outlook2002到系统托盘中了。
专家点评：
很有意思的技巧。不过各位在实验前请注意，确信自己已了解误改注册表所带来的严重后果，并确保已对现有的注册表进行了备份。
去除页眉的横线
在页眉插入信息的时候经常会在下面出现一条横线，如果不想在页眉留下任何信息也无法自动去除此横线。这时可以采用下述的方法去掉：
确认插入点位于页眉
选取"格式"选项，选取"边框和底纹"，边框设置选项选择"无"，"应用于"选择"段落"，确定即可。
专家点评：
不知道是不是有人遇到过这种情况，万般无奈，只好把全部内容复制到另外一个空白文档中？千万不要错过这个技巧
MS Powerpoint的窗口播放模式
在实际使用Microsoft Powerpoint的演示文稿的过程中，往往需要与其他程序窗口
的数据配合使用以增强演示的效果，而默认的鼠标操作：点击Powerpoint的“幻灯片放 映”菜单中的“观看幻灯片”将启动默认的全屏放映模式，而在这种模式下，则必须使用Alt＋Tab组合键或Alt＋Esc键与其他窗口切换。然而，我们可以这样操作：在需要播放幻灯片时：按住Alt键不放，依次按下“D”，“V”键而激活播放操作，这时启动的 幻灯片放映模式是一个带标题栏和菜单栏的形式，这样就可以将此时的幻灯片播放模式 像一个普通窗口一样操作，例如最小化和自定义大小。
在Excel中,实现在一个区域内的快速输入而不用使用鼠标来进行单元格之间的切换
在Excel中,可以用以下方法实现在一个区域内的快速输入而不用使用鼠标来进行单元格之间的切换。方法如下：用鼠标圈定一定区域后，按Tab键可使目标单元格向后移，按Shift+Tab可向前移。这样就可以有键盘上连续输入一组数据而不需用鼠标，从而提高输入速度。
专家点评：
事实上，采用此方法最大的好处是，在一行的最后一个单元格，继续按Tab，则可以转到下一行开始的单元格；在选定区域最后一行的最后一个单元格继续按Tab则会回到选定区域第一行第一个单元格。同样用Enter可以按列输入数据。
Word小技巧：快速找到上次修改的位置
相信与我一样曾经处理过长文档的人都会有这种经历：一篇十几页或者上百页的文章进行编辑或较对时总要经过很多次修改，可是每次打开Word文档，想要从上次修改结束的位置接着修改时，总要找很久。终天有一天我找到一个快捷的方式，那就是“Shift+F5”快捷键，即在刚打开上次修改过的文档时，按下“Shift键”的同时，按下“F5”键，输入光标会迅速跳到上次结束修改工作的位置，你很快就可以开始继续你的修改工作，实在是方便极了。
专家点评：
Microsoft Word 可以记录键入或编辑文字的最后三个位置。在保存了文档之后，仍可用此功能回到以前进行编辑的位置。
汉语拼音中的韵母输入方案：运用功能：word2000/xp中的自动更正功能
设置过程：
先新建文档，并输入（在插入-符号）所有带音标的汉语拼音韵母（此工作作为以后的复制粘贴之用）。
单击工具菜单，选择“自动更正”
去掉“英文句首字母大写”的钩。
先在替换栏中输入“`a1”,再在“替换为”栏中填入ā（复制粘贴），单击添加。这样就完成了替换过程。
依此类推，直至全部替换完，点击确定退出。
以后要输入的时候就可以直接输入“`a1”然后按空格键即可。
注：a1前的符号可以是任意的。
专家点评：
因Word中已包含了自动汉字拼音标注功能，故此技巧本身的实际意义已不大。但这是一个很好的启发。妙用“自动更正”，可以方便地输入工作中常用的词语、符号或图表。比如，标注英文单词的音标;让“myaddr”=我的地址、让“logo”=公司商标…；
暂停幻灯片演示的小窍门
在播放幻灯片时，如果中场休息，或者插入其他话题，可以把幻灯片切换成黑屏或者
白屏而不推出播映，以便随时继续播映。
具体方法是按下w变成白屏，b变成黑屏。要继续播映只要按下空格键即可。
苏公网安备32011502010427号